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政策法规

四川省国土资源厅办公室 关于印发四川省国土资源厅机关档案管理办法的通知

发布时间:2014-07-15 点击数:2932

 

四川省国土资源厅办公室

关于印发四川省国土资源厅机关档案管理办法的通知

 

各处(室、局),直属事业单位:

为进一步规范厅机关档案管理,确保档案完整与安全,提高档案利用率,依据《中华人民共和国档案法》、《国家机关档案工作条例》等规定,结合省厅实际,制定了《四川省国土资源厅机关档案管理办法》,并经20131213日第16次厅务会审议通过,现将印发给你们,请认真遵照执行。

 

 

 

四川省国土资源厅办公室

201419

 

 

 

 

 

四川省国土资源厅机关档案管理办法

 第一章 

第一条  根据《中华人民共和国档案法》、《国家机关档案工作条例》、《电子档案归档与电子档案管理办法》等规定,结合本厅机关实际,制定本办法。

第二条  厅机关档案,是指厅机关各处(室、局)在公务活动中形成的,具有保存价值的各种门类和载体的档案。

电子档案,是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于光盘、磁盘、磁带等载体,具有保存和利用价值,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

物理归档,是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上,向资料馆移交的过程。

第三条  机关档案管理工作在业务上接受四川省档案局指导和监督。具体工作由厅办公室统筹协调,各处(室、局)密切配合开展,日常工作由四川省国土资源资料馆承担。

第四条  机关档案管理工作纳入厅发展规划和年度工作计划,实行目标管理。厅机关各处(室、局)应配备适应工作需要的专(兼)职档案管理人员,在资料馆的具体指导下负责档案收集、分类、整理、移交等工作。

第五条  档案管理工作人员要认真履行职责,执行档案管理工作规章制度,严守党和国家秘密 。对档案管理失职、泄密的责任人,将严肃追究相关责任。

第六条  厅机关档案整理归档所需经费,由资料馆纳入年度经费预算。

第二章   归档范围、分类

第七条  厅机关档案按其门类和载体形式,分为:

(一)文书档案:包括党群、文秘、外事、纪检、监察、审计、劳动人事、政策法规、宣传教育、后勤管理档案。

(二)财务、会计档案:包括会计、统计、非税收入(矿产、土地)相关资料、涉地费用、土地开发整理资金管理、计划财务管理档案。

(三)科技、基建、设备档案:科技档案包括测绘科技档案、地质科技档案、土地科技档案;基建档案包括基建的依据性文件、权属凭证、初步设计到竣工的文件材料等;设备档案包括自制设备、外购设备、引进设备的有关材料等。

(四)声像、电子档案:包括照片、录音带、录像、影碟、磁盘、光盘、磁带等。

(五)实物档案:包括奖品、印章、字画、赠品等。

(六)土地档案:包括地籍管理、土地规划与耕地保护、土地利用管理、建设用地管理、土地开发整理等所形成的档案。

(七)矿业权档案:包括探矿权管理、矿产开发管理、矿产资源储量管理等所形成的档案。

(八)地质灾害环境管理档案:包括地质灾害防治工程单位资质管理、地质灾害防治、地质遗迹保护、矿山地质环境、地质调查勘查计划、规划等管理所形成的档案。

(九)执法监察档案:包括土地执法监察档案和矿产资源执法监察档案。

第三章   整理归档、移交

第八条 本厅机关档案为一个全宗(287),凡反映本厅职能活动及历史面貌,具有保存利用价值的各种文件材料(包括音像实物、电子档案),按照职能划分、门类、载体和保管期限,由承办处(室、局)收集齐全、鉴定是否涉密,并移交资料馆立卷归档。任何个人和单位不得私自收藏、拒交或者拖延时间移交应该归档的各种档案资料。

第九条 厅各处(室、局)应把机关档案材料的形成、积累、整理、归档纳入工作计划,列入职责范围。

第十条  各处(室、局)在工作活动中所形成的各类档案(人事档案、廉政档案和纪检监察信访案件档案分别由人事部门和纪检监察部门负责保管外),应定期向资料馆移交(特殊情况报分管厅领导批准后可提前或推迟移交)。资料馆负责业务指导与档案接收、整理、保管、提供利用等工作,并按规定向省档案局移交永久保存的文书档案。

()文书档案按年度、机构、类别分类整理,在文件形成的次年第二季度,由厅办公室档案管理人员将档案资料收集齐全并作初步分类组卷,开列目录清单,移交资料馆。

(二)会计档案由会计部门负责整理立卷。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由财务处专人保管三年;期满后由财务处编制《会计档案移交清册》,连同会计档案移交资料馆。

(三)基建档案按工程建筑用途、工程项目分类整理,由基建管理人员立卷,在工程竣工验收后三个月内归档,在基建处保存一年后,于次年第二季度移交资料馆。

(四)设备档案按设备种类、型号分类整理,由设备购置引进者于设备投入使用后的次年第二季度将购置安装和投入使用过程中形成的文件材料和图纸整理立卷,经设备管理部门审核后移交资料馆。

(五)科技档案按专题技术、科研课题分类整理,由项目负责人在课题完成后及时归档,由科技处于次年第二季度移交给资料馆。

(六)土地管理、地质环境管理、地质勘查 、矿产资源储量管理、矿产开发管理等各项专业性工作所形成的文件资料,由主办处(室、局)负责收集立卷(根据国务院和省政府批准的农用地转用、土地征收的审查、汇总和报批资料由厅办负责收集立卷)。为保证专业档案的成套性,可采用临时立卷与项目完成后立卷相结合的办法,由业务主管部门于项目结束后及时整理归档,并于次年第二季度移交资料馆。

(七)声像、电子、实物档案按载体分类整理,由产生相关文字的主管部门负责归档后交办公室,于次年第二季度统一移交资料馆,信息中心负责提供厅机关电子公文及相关业务审批数据。照片、录像带、录音带和实物要有文字说明,包括时间、地点、人物及职务(职称)、内容、背景、摄录者、授予者。录像带应有解说词。

(八)厅机关电子档案由厅信息中心每季度向资料馆物理归档一次。

第十一条  机关档案立卷应遵循文件材料的自然形成规律特点,保持文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

第十二条  归档范围和保管期限按照《厅机关文书档案和专业档案的分类方案、归档范围及保管期限表》来划定。

第十三条  档案移交时要列出《移交档案清单》,对有涉密件的,在清单中要明确标注。《移交档案清单》一式份。资料馆根据所列的档案内容、数量组织接收,经核实无误后,交接双方在《移交档案清单》上签名(盖章),各保存一份备查。

第四章  管理和利用

第十四条  厅机关档案除国家法律、法规规定外,原则上不对外单位或个人提供查阅。

第十五条  厅各处(室、局)调阅本处(室、局)归档的档案,经处(室、局)负责人签字同意可直接查阅;调阅其他业务处(室、局)档案的,须征得相关处(室、局)负责人和办公室领导同意方可办理。

第十六条  厅直属事业单位、各市、州、县国土资源部门、外单位及个人因工作需要,确需查阅厅机关档案的,凭单位介绍信及个人有效证件经厅办负责人签署到相关业务处(室、局),经业务处(室、局)负责人签字同意后,到资料馆办理登记后可查阅。

第十七条  实行档案计算机管理。省厅各处(室、局)可通过计算机网络对资料馆馆藏档案进行网上目录查询和查阅公开的档案、资料。凡涉密的档案一律不得上网,一律不得复制和在计算机、传真机传送。调阅涉密和机要文件必须经厅办负责人签字同意,派机要员到资料馆调阅。

第十八条  查阅利用者不得擅自抄录、复制、拍照档案内容,确需摘录复制需经批准同意后方可复印并在复制件上加盖档案查阅专用章未经审批同意,任何单位或者个人不允许复制。

电子档案利用时应使用拷贝件,归档电子文件的封存载体不得提供利用。

第十九条  资料馆要将电子档案集中拷贝至耐久性好的载体上,一式两套,一套封存保管,一套供查阅使用。对于加密电子文件,则应在解密后再制作拷贝,不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

第二十条  对需要保存、保管的文件实行电子档案、纸质档案一并归档,实行双套制。

第二十一条  资料馆应建立健全电子档案查阅利用制度,按照国家有关保密规定,采用专门的技术和措施,保障归档电子档案的安全保管 ,确保归档电子档案的安全有效利用。

第二十二条  保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定办理。

第二十三条  资料馆对档案的进出、保管、利用进行登记统计,并按规定向省档案局报送档案工作基本情况报表。

第二十四条  档案管理人员变动工作时,应在离职前办好交接手续。

第五章  重大活动档案管理

第二十五条  承办重大活动的处(室、局)应指定专人负责档案的收集整理工作,并在活动结束后15个工作日内向资料馆移交。

具体分工如下:

(一)国土资源部主要领导来川视察、考察、调查研究和指导工作所形成的档案资料由办公室负责收集整理。

(二)厅主要领导参加的有较大影响和意义的活动所形成的档案资料由办公室负责收集整理。

(三)厅及直属事业单位的成立、变更和撤销的有关资料由人事处负责收集整理。

(四)国外、境外知名人士,友好团体到厅访问、考察等所形成的档案资料由科技处负责收集整理。

(五)厅承担的国家级、省级科学技术研究项目的开发研制工作所形成的档案资料由科技处负责收集整理。

(六)与厅职能相关的重大事件和重大灾情的相关档案资料由各处(室、局)根据职能职责负责收集整理。

第六章  鉴定与销毁

    第二十六条  由厅分管档案工作的领导任组长,厅办公室、法规处、资料馆负责人等为成员,组成厅档案鉴定、销毁工作领导小组,负责厅机关档案销毁工作。

第二十七条  资料馆定期对超过保管期限的档案进行鉴定,确无保存价值的,理出目录清单,经相关业务处室(局)、办公室及档案鉴定、销毁工作领导小组同意后予以销毁。

第二十八条  销毁档案时,必须由厅档案鉴定、销毁工作领导小组指定两名人员监销,作好销毁统计及监销记录,并永久保存。

属于保密范围的电子文件被销毁时,应连同其存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

第七章  奖惩

第二十九条  对在档案的收集、归档、保护和利用等工作中成绩显著或做出突出贡献的单位或个人,由省国土资源厅予以表彰和奖励。

第三十条  凡在国土资源档案工作中违反《中华人民共和国档案法》、《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》的行为,依照国家有关规定进行处罚。

第八章  附 则

第三十一条  厅各直属单位档案管理可参照本办法执行。

第三十二条  本办法由厅办公室负责解释。

第三十三条  本办法自发布之日起执行,原《四川省国土资源厅机关档案管理办法》(川国土资发[2009]57号)同时废止。

 

附件:四川省国土资源厅机关档案借阅审批单

         

 

                               

四川省国土资源厅

 2014年1月8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件:

           

    四川省国土资源厅机关档案借阅审批单

 

 

 

  

 

机密        秘密□

 

 

借阅人

 

 

借阅时间

 

借 阅 处

(室、局)

负 责 人

审核意见

 

 

厅办公室

负 责 人

审批意见

 

 

资 料 馆

负 责 人

审批意见

 

 

 

借阅情况

 

备注:复制涉密档案须经厅办公室负责人审批。