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标准规范

四川省文书立卷与案卷构成的一般要求

发布时间:2014-07-15 点击数:2469

四川省文书立卷与案卷构成的一般要求

 

1主题内容与适用范围

    本标准规定了文件材料的收集、立卷和案卷的编目、装订的质量要求。

    本标准适用于四川省各级党政机关和人民团体文书立卷归档工作。企事业单位的文书立 卷归档工作可参考本标准。

 2 术语

    2-1 文书 本标准所称文书,是指机关和人民团体在社会实践中记录和转达自己意图时所 形成的文字材料,不包括国家档案局和有关专业主管机关共同规定的专门文书。

    2-2 立卷 是将互有联系的若干文件材料经过分类、组合、编目而组成案卷的过程。

    2-3 案卷 由互相联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。

3 文件材料的收集

    3-1 凡是反映本机关工作活动和历史面貌,办理完毕,具有查考利用价值的文件材料均 属收集范围。

    3-1-1 本机关的文件材料。

    3-1-2 上级机关的文件材料。

    3-1-3 下级机关的文件材料。

    3-1-4 同级机关和非隶属机关的文件材料。

    3-1-5 上述机关的文件材料中,只收集按规定应当归档的文件材料。

    3-2 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整。

    3-3 在归档的文件材料中,每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文 件与原件、多种文字形成的同一文件等,均应收集齐全。

 4 文件材料的分类

    4-1 文件材料在收集齐全完整的基础上,按制定的分类方案逐项分开。

4-2 分年度

将文件材料按其形成或针对的年度分开。 不同年度的文件材料一般不得放在 一起立卷,但跨年度的请示与批复,归入批复年度;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度 的规划、计划、预算,归入文件材料内容针对的第一个年度;跨年度的总结、决算,归入文 件材料内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度;法规性文件归 入公布或批准年度。

4-3 分机构

将文件材料按其产生或承办部门分开。

   4-4 分级别

   将文件材料按其作者与本机关之间的关系, 分成上级、 本机关、 同级、 下级, 其中针对本机关有密切联系的文件材料应放有一起。

    4-5 分问题

   将文件材料按其内容反映的问题分开, 凡涉及若干问题的文件材料, 应按所 反映的主要问题分开。

    4-6 分期限

    根据文书档案保管期限标准的规定,将文件按不同的保管期限分开。

5 文件材料的立卷

    立卷要遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保 管和利用。

    5-1 会议文件,按会议的名称、届次立卷。

    5-2 人民来信材料,主要按信件作者、信件处理形式或信件所反映的问题立卷。

    5-3 统计报表、名册等文件,按照格式、名称或地区立卷。

    5-4 简报、刊物按名称结合期号立卷。

    5-5 其他文件、调研材料、制度、条例、法规等,按责任者结合问题立卷。 

    5-6 工作计划、总结等文件,按责任者结合名称或问题立卷。

    5-7 文件和电报,按其内容的联系合一立卷。

6 案卷各部分的排列

    案卷由案卷封面,卷内文件目录、文件、备考表、封底组成。

    6-1 卷内文件的排列 卷内文件按重要程度或时间顺序排列, 密不可分的文件应排列在一 起。即批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转 发件在前,被转发件在后。

    6-2 硬卷皮案卷各部分排列顺序 案卷封面、卷内文件目录、文件、备考表、封底。

    6-3 软卷皮案卷各部分排列顺序 软卷封面 (含卷内文件目录) 文件、 封底 (含备考表)

 7 案卷编目

    案卷编目包括编写页号、件号,编制卷内文件目录,填写案卷封面项目和卷脊项目,填写 卷内备考表。

    7-1 编写页、件号 成卷装订的案卷编页号,按件装订的编件号。

7-1-1 编页号的要求

应统一在有文字和图表的页面上逐页编号;用阿拉伯数字从 1 依次标注;页号位置在每页材料正面的右上角,背面的左上角。

7-1-2 编件号的要求

按件装订的案卷,应逐件加盖档号章,填写档号章的各项,件号 用阿拉伯数字从 1 起依次标注; 密不可分的文件材料, 同一问题装订在一起, 可按一件编号; 请示与批复如分别装订,则按两件编号;档号章的位置在每件第一份文件的首页的右上角。 其格式与尺寸是: (档号章为表格形式,共 2 4 列,行高 8mm,列宽 15mm,第 1 行为表头, 依次为全宗号、目录号、案卷号、件号,第 2 行为空白)

   7-2 卷内文件目录的编制

   案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录。 卷内文件目录由 顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注组成。

    7-2-1 顺序号

以卷内文件排列先后顺序填写的序号,按件装订的案卷,其顺序号应与 件号一致。

    7-2-2 文号 文件制发机关的发文字号。

    7-2-3 责任者 对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人,即文件的署名者。没有 责任者的文件,应考证清楚后填写。

    7-2-4 题名 即文件的标题,一般应照实抄录,没有标题或标题不能说明文件内容的文 件,可自拟标题,外加“[ ]”

    7-2-5 日期 文件的形成时间,填写可省略字,在表示年月的 数字右下角加“.”号。

    7-2-6 页号 除卷内最后一份文件填写起止页号外,其余的文件只填写首页号。按件装 订的目录上要注明每件的起止页号。

    7-2-7 备注 对卷内文件的变化作必要的说明。

    7-3 案卷封面项目的填写 案卷封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、 保管期限、件(页)数、归档号、档号。

    7-3-1 全宗名称即立档单位的名称,填写全宗名称必须用全称或通用简称。

    7-3-2 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称, 按问题分类的填写问题名称。 组织机构分类的,填写内部组织机构的名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持 分类体系的稳定性。

    7-3-3 案卷题名即案卷标题,应简明、确切地揭示卷内文件材料内容,案卷题名一般包 括责任者、问题和文种,结构完整,文字通顺,标点正确,不超过五十个字。责任者 不得简称为本部本委本省某某局等,两个以上的责任者,可以适当概括;问题撰写要求概括准确,文字简练;文种应标明卷内主要文件的文种    2—3 个,并 兼顾不同性质的文种。

    7-3-4 时间 卷内文件所属的起止年月。

    7-3-5 保管期限 立卷时划定的案卷保管期限。

    7-3-6 件、 页数 成卷装订的案卷要填写总页数, 按件装订的案卷要填写本卷的总件数。 7-3-7 归档号 即文书处理号,由立卷人填写。

    7-3-8 封面档号  由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号 是档案馆指定给立档单位的编号。 目录号 是全宗内案卷所属目录的编号。在同一全宗内不允许出现重复的案卷目录号。 案卷号 是目录内案卷的顺序编号,也是案卷位置的排列号。在同一案卷目录内不允许出 现重复的案卷号。

    7-4 卷内备考表的编制  卷内备考表项目由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组 成,备考表应置卷尾。

    7-4-1 本卷情况说明填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,案卷立好以 后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

    7-4-2 立卷人 由责任立卷者签名。

    7-4-3 检查人 由案卷质量审核者签名。

    7-4-4 卷时间 由责任立卷者填写完成立卷的日期。

    7-5 卷脊项目包括全宗号、目录号、年度、案卷号,应与封面档号的对应完全一致,并 在每个项目的正中位置用阿拉伯数字填写,

    7-6 案卷编目,字迹要工整、清晰、耐久。

 8 案卷装订的要求

     8-1 卷内文件材料要去掉金属物,破损的文件材料应托裱,字迹已扩散的应复制,复制 件放在原件后立卷。

     8-2 装订时应将卷内文件的底边和右边取齐,大于公文纸的要折迭压平,未留装订线的 应加边。 成卷装订的案卷应采用三孔一线法装订, 装订位置在文件左侧中部, 距订口边 10mm 装订长度 120mm 为宜,结头在背后中孔。

 8-3 按件装订的案卷,卷内文件应逐件用细线采用三孔一线方法装订,装订的位置、距 离要求同上。

9 文书档案案卷格式:采用 GB9705—88《文书档案案卷格式》规定的标准。