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标准规范

四川省电子文件归档与管理暂行规定

发布时间:2014-07-15 点击数:2631

四川省电子文件归档与管理暂行规定

 

 

 


2003
64

第一章

第一条 为了加强全省的电子文件归档与管理,保障归档电子文件的安全保管和开发利用,根据《中华人民共和国档案法》、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《电子文件归档与管理规范》、《四川省公文网上交换管理暂行办法》,特制定本规定。

第二条 本规定适用于全省各级党政机关、社会团体,企事业单位及其他组织可参照执行(以下统称单位)。

 第三条 基本术语解释

(一)电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

(二)归档电子文件:具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

(三)电子文件的物理归档:指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

(四)电子文件的逻辑归档:指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

第二章 管理体制和职责

第四条 各单位要明确电子文件归档管理的分管领导,协调解决实际问题。档案部门要建立相应的管理制度,做好电子文件归档的管理工作。

第五条 各单位从电子文件形成时必须有严格的管理制度和技术措施,对其实施超前管理,以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第六条 在电子文件的管理过程中应明确职责,责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作,由承办(业务)部门负责;电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作,由档案部门或有关部门负责。 档案人员应忠于职守,具备计算机专业知识,熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能,并积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。

第七条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要配备与业务部门相互兼容的计算机软、硬件系统,保证归档电子文件的有效识读。

第三章 归档范围、保管期限

第八条 本单位主要职能活动中产生的电子文件,归档前要对其进行鉴定。具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件,应按照归档范围进行归档。

第九条 电子文件归档范围

(一)电子文件稿本代码: M—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;F—正式电子文件

(二)电子文件类别代码:T—文本文件;I一图像文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;O-多媒体链结文件;P—计算机程序;D—数据文件。

(三)电子文件信息类型  

1.字处理文件:指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等,归档时应注明文件存储格式和属性,重点收集定稿电子文件和正式电子文件。

1)定稿电子文件:用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件,记录了文件的最后修改结果,有重要凭证、依据价值,收集时须落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时,每一稿应以不同标识加以区别。

2)正式电子文件:将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明。

2.数据库文件:指采用数据库形式存在的具有文件属性的记录。

3.图像文件:指用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制作的静态图像文件。

4.图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

5.影像文件:指用数码摄像机等视频设备录入的动态图像文件。

6.声音文件:指用音频设备录入并转换为数字形式的文件。

7.计算机程序:指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及软件的版本等。

8.多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件,其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

(三)电子文件载体类型 电子文件载体主要分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘;光学载体包括只读光盘,可写入光盘、可擦写光盘等。

第十条 各单位的电子文件形成部门应定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件制作脱机备份。需要永久、长期保存的电子文件,应制作纸质版本与电子文件同时归档,转换成纸质版本的,应及时归入相应档案门类的纸质档案中,按纸质档案进行管理。

第十一条 归档电子文件的保管期限  电子文件的保管期限参照国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》执行。

第四章 电子文件的归档方式、要求

第十二条 电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。各单位在开展此项工作时,应以物理归档为主,待条件成熟方可实行逻辑归档。

第十三条 使用局域网的单位,其电子文件归档需报经同级档案行政管理部门同意后可实施逻辑归档,其基本要求是:

(一)电子文件归档操作由具体经办人完成。

(二)档案人员要会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。

(三)网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上,服务器必须采取可靠的备份措施。

(四)归档电子文件要有该电子文件产生及运行过程的元数据,即描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

(五)局域网内部要有可靠的安全防范措施,系统设备更新时,必须制定严密的数据转换办法,确保数据准确无误并能在新系统中运行。

(六)档案人员应参与设备更新时的数据转换工作,并做更新记录。

(七)电子文件归档后,档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

第十四条 使用单机或局域网条件有限的单位,其电子文件要采用物理归档方式,基本要求是:

(一)检查并清除计算机病毒,对光盘、磁盘、磁带等介质的电子文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理。

(二)档案部门应拒收含有千年问题或其它隐患的数据文件,要把问题最大限度地解决在归档之前。

(三)同一全宗内的电子文件按照保管期限年度或保管期限年度机构(问题)分类。

(四)把通过分类的电子文件重新排列,填写必要著录项目,编制机读目录和注明存放载体的编号。

(五)归档的电子文件应按《档案著录规则》编制检索工具,其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境。

第五章 移交、保管、提供利用

第十五条 电子文件的形成部门一般应在每年六月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向档案部门移交。移交前,各承办(业务)部门应检查本部门电子文件的真实性、完整性和有效性,要做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致、手续清楚等。移交清单一式两份,交接双方签字后各执一份。

第十六条 撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或有关档案馆移交。

第十七条 档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。档案部门要检验好承办(业务)部门移交的电子文件,做到外观完好、整洁无损,记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和准确率。凡检验不合格的,由形成部门负责重新制作。

第十八条 归档电子文件移交时最少要制作二套,一套封存保管,一套查阅利用。有必要的制作第三套,实行异地保存。 

第十九条 接收入库的归档电子文件,每两年要抽检一次,抽检率不低于40%,发现问题要及时补救。

第二十条 计算机技术和设备更新时,库存的归档电子文件要在完整、准确有保障的前提下,同步更新复制。复制或补救新版后,旧版或有问题的载体仍需保存三年。

第二十一条 对归档电子文件的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下,要优先考虑载体的可靠性和先进性。本规定推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、可写入光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件保存的载体。

第二十二条 磁性载体上的归档电子文件,每四年要复制一次。需抢救的光盘应及时复制,原载体保留时间不少于四年。

第二十三条 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17—20;相对湿度控制在35%—45%,距离强磁物10米以上。

第二十四条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项:

(一)封存的归档电子文件不得利用和外借,利用时要使用归档电子文件的复制件。

(二)查阅应在许可范围,并遵守保密规定。

(三)通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

第二十五条 销毁归档电子文件,需经本单位领导批准,有关业务部门和档案部门审核,编制销毁清册,并确保载体与信息彻底销毁。

第六章

第二十六条 本规定由四川省档案局负责解释。

第二十七条 本规定自公布之日起执行