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标准规范

科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T 118922 —2000)

发布时间:2014-07-15 点击数:3014

科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T 118922 2000

代替GB/T 118221989

科学技术档案案卷构成的一般要求

General requirements for file formation

Of scientific and technical archives

    本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮规格及其制成材料的质量要求。

    本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。某些形式特殊的科学技术档案的案卷整理可参照本标准。

2 定义

    本标准采用下列定义。

2.1科学技术文件材料(以下简称科技文件材料)scientific and technical reclrds

    记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。

2.2科学技术档案(以下简称科技档案) scientific and technical archives

    企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

2.3案卷 file

    由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

2.4 卷内目录 innerfile item list

    登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。

2.5 卷内备考表 file note

    卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。

2.6 档号 archival code

    以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

3 组织案卷

3.1    组卷原则

    组卷要遵循科技文件材料的形成规律,保持案卷内科技文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。

3.2 组卷要求

3.2.1 案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。

3.2.2 案卷内科技文件材料要齐全、完整。

3.2.3 案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

3.3组卷方法

3.3.1 直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。

3.3.2 产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。

3.3.3 引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。

3.3.4 一个单位保存一套相关的通用图、标准图,并单独组卷;采用了这些通用图、标准图的项目,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。

3.3.5 底图以张为单位单独保存和管理。

3.3.6 产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。

3.3.7 设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。

4 案卷和案卷内科技文件材料的排列

4.1产品类案卷按产品开发设计(含初步设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序,或按其产品系列、结构排列。

4.2科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

4.3基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

4.4设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

4.5案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

4.6案卷内科技文件材料排列应文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。

5 案卷的编目

5.1卷内科技文件材料页号的编写

5.1.1案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

5.1.2单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号;双面书写的科技文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

5.1.3成套图样或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其他科技文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。

    卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5.2案卷封面的编制

5.2.1案卷封面印制在卷盒的正表面,也可采用内封面形式(内封面规格见7.3.1)。封面式样见图A1

5.2.2案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容,主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等,案卷题名一般由立卷人拟写。

5.2.3立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。

5.2.4起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。

5.2.5保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

5.2.6密级应依据保管规定填写卷内科技文件材料的最高密级。

5.2.7档号应填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定,需向国家档案馆移交的档案,其全宗号另定;分类号指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号;项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号;目录号一般指分类目录号;案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。

5.2.8档案馆号应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。

5.3案卷脊背的编制

案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名,式样及规格见图A2

保管期限填写方法同5.2.5,也可用色标区分;红色代表永久,黄色代表长期,绿色代表短期;档号填写方法同5.2.7;案卷题名可根据各单位具体情况自行填或不填,填写方法同5.2.2

5.4卷内目录的编制

5.4.1卷内目录式样见图A3

5.4.2序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。

5.4.3文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

5.4.4责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。

5.4.5文件材料题名应填写科技文件材料的全称。

5.4.6日期应填写科技文件材料的形成日期。

5.4.7页号应填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。

5.4.8卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。

5.5卷内备考表的编制

5.5.1卷内备考表式样见图A4

5.5.2说明包括:案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

5.5.3立卷人应由责任立卷人签名。

5.5.4立卷日期应填写完成立卷的日期。

5.5.5检查人应由案卷质量审核者签名。

5.5.6检查日期应填写审核的日期。

5.5.7互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式,并用括号括起。

5.5.8卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

6 案卷的装订

6.1案卷可采用装订和不装订两种形式。

6.2案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型(297mm×210mm)或国家通用16型(260mm×185mm)。图样折叠时标准栏露在右下角。

6.3案卷内不允许有金属物

6.4不装订的案卷,应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章,式样见图A7。档号填写方法同5.2.7,序号填写方法同5.4.2

7卷皮、卷内表格的规格及其制成材料

7.1科技档案案卷卷皮采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒、卷夹式样见图A5、图A6

7.2卷皮规格和制成材料

7.2.1卷盒的外表面规格为:305mm×220mm,厚度分别为10mm20mm30mm40mm50mm60mm六种。

7.2.2卷夹的外表面规格为:305mm×220mm,厚度为20mm

7.2.3 卷皮宜采用牛皮纸板双裱压制,或黄板纸制作,外裱牛皮纸。本标准推荐使用无酸卷皮。


3.2    卷内表格的规格和制成材料质量

3.2.1              卷内目录、卷内备考表规格为:297mm×210mm260mm×185mm

3.2.2              卷内目录、卷内备考表宜采用70g/m2以上白色书写纸制作。

3.3    案卷脊背标签的规格和质量

3.3.1              案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同,即305mm×102030405060mm

3.3.2              案卷脊背标准宜采用150g/m2白色书写纸制作,案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。

7.5 卷皮上和卷内表格中书写的字迹要清晰端正。


A

(标准的附录)

案卷格式及档号章图示

220

 

 
 

 

 

 

60

 

 

                             

    档案馆号                     

 

 

 

案卷题名

 

 

 

 

 

立卷单位                                              

起止日期                                         

保管期限                                          

                                                  

 

 

单位统一为 mm

比例:12

 

 

A1 案卷封面式样


 

 

 

 

 

保管期限

 

 

 

档号

 

 

 

 

 

 

案卷题名

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

D=102030405060

单位统一为mm

比例 12

 

A2  案卷脊背式样


 

 

 



 

卷内目录

   

序号

文件

编号

责任

文件材料题名

日期

页号

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 

 


              

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

单位统一为 mm

比例  12

 

 

A3  卷内目录式样


 

 



 

互见号           卷内备考表

 

说明:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   立卷人:

                                          

                   检查人:

                                           

 

 

 

 

 
 

 


      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

单位统一为  mm

比例  12

 

A4  卷内备考表式样 


                         220                                        D








 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(a)    卷盒式样

D=102030405060

单位统一为 mm

比例  12

 

A5  卷盒及其展开式样


 

 

 

                       

 

 

                                     305                           D    60

 

 

(b)    卷盒展开示意图

A5(完)


 

  

                          220                                       D

       

 

 

 

 25

 

 

 

 

 

 

 

 

 







 

 


 

 


 

 

 

 

D=20

单位统一为 mm

比例  12

 

                               A6  卷夹式样


 

                               35           15

档号          序号

 

 
 

                            档档号

                         

 

 

 

单位统一为  mm

比例  12